Muhasebe bir firma için çok şey ifade ediyor. İyi bir muhasebe yaptınız ve sisteminiz de oluştuysa; pek çok alanda pek çok sorunu da çözdünüz demek. Muhasebeyi ve bu departmanın önemini Mali Danışman Hatice Futtu ile konuştuk.
Eyvah param
nerede!
Muhasebe sistemimiz bu ifadenin cevabı olacaktır.
Evet başlığımız ilginç ve bir o kadar da önemli bir konu. Bugün işletmelerde gözle görünür ya da görünmez verimlilik, zaman, iş kayıpları, işlem yoğunluğu gibi sorunlarla karşılaşıldığı muhakkaktır. İşletme içindeki olası bu durumlara daha birçok ilaveler olabileceği gibi işletme dışı durumlar da eklemek mümkündür. Burada işletme içi sıkıntılardan biri olan yönetim muhasebesi diyebileceğimiz muhasebe birimi ile ilgili söyleşiyor olacağız.
İş ilanlarını incelediğimizde çokça karşımıza ön muhasebe, muhasebe elemanı-şefi, muhasebe uzmanı, müdürü ilanlarına rastlarız. Hatta bazı firmaların bu konuda arayışları uzun zaman almakta ve yine sonuçta da beklentilerine cevap alamamaktadırlar.
Bunun nedenlerinden bahseder misiniz?
Tabi, öncelikle muhasebe ve tarihçesi hakkında birkaç kelime bahsedelim. Muhasebenin tarihi ilk çağlara kadar uzanmaktadır. İlkçağda karşımıza kayıt düzeni olarak var olan muhasebenin, ortaçağda çift girişli defter tutma sistemi şeklinde tarihsel süreçte yer aldığını görüyoruz. Çift taraflı kayıt sisteminin kaynağı Ortaçağ İtalya’sına dayanmaktadır. Matematikçi Luca Pacioli bu konuda ilk kitap yazan kişi olarak bugünkü muhasebe sisteminin temellerini atmıştır. Değişen ve gelişen dünyada her şey gibi muhasebe bilimi de bu süreçten etkilenmiştir ve etkileşim devam edecektir. Söyleşinin başında bahsettiğimize geri dönersek;
• Değişen ve gelişen dünyada muhasebe sistemlerinin işletmelerde henüz yeterli düzeye ulaşamaması.
• Muhasebe sistemleri ile ilgili nitelikli ya da profesyonel iş gücüne ulaşmada zorluklar yaşaması.
• Bu ikisinden kaynaklı firmanın yapı ve sektörüne uygun olmayan programların seçilmesi şeklinde sıralayabiliriz.
Doğru programlar seçildiği takdirde doğru uygulamalar ile birlikte istenilen muhasebe sistem yapısı kurularak işletmeyi raporlar ve grafikler doğrultusunda yönetmek mümkün hale gelecektir. Günümüz dünyasında şirketlerin yönetimi, grafikler ve raporlar ile sağlanmaktadır. Esasen markalaşmaya giden yolların başında da böyle bir yönetim gelmektedir.
Herkesin kafasında bir muhasebe tanımı var. Muhasebe aslında ne demek?
Muhasebe kelimesi aklımıza ilk etapta ‘’para’’ kelimesini çağrışım yapıyor değil mi? Bu çağrışımda yanılmıyoruz. Çünkü işletmelerde para ile ifade edilen her şeyin belli bir düzen ve çerçevede sınıflandırılarak kayıt altına alınmasıdır muhasebe. Muhasebe olabilmesi için herhangi bir şeyin para ile ifade edilebiliyor olması gerekmektedir. Tam tarifi ise; ‘’Para ile ifade edilen bu değerleri kaydeden, sınıflandıran, özetleyerek rapor eden ve sonuçlarını yorumlayan ve analiz eden bir bilim dalıdır.’’ Şeklinde yapabiliriz. Para ile ifade edilmesi ve kayıt altına alınması iki anahtar kelimemizdir. Kayıt altına alınan bu bilgilerin raporlanarak analiz edilebilir hale gelmesi de muhasebenin, işletme yönetiminde temel rol oynamaktadır. Diğer bir deyişle muhasebe bir bilim olması yönüyle yönetim biliminin ve yönetimin de temel önemli direklerinden birisini oluşturmaktadır. Ölçüp tartamadığımız herhangi bir şeyi denetleyerek kontrol edemediğimiz gibi yönetemeyiz de.
Muhasebe olmazsa ne olur?
Kütüphanelere hepimiz mutlaka gittik. Gittiğimiz zaman aradığımız kaynağı da kitabı da çok rahatlıkla bulmuşuzdur. Neden peki? Çünkü orada kitaplar için; isimlerine, türlerine, yazarlarına göre bir kod numarası verilerek bir sistem oluşturulmuştur. Dikkat ederseniz kütüphanelerde bu konuda hiç sorun yaşanmaz. İşte işletmelerin de muhasebe sistemi bilgilerin korunduğu, saklandığı bir kütüphanedir. Kütüphanelerde sistem olmadığını şöyle bir düşünelim. Sistem tamamen çökerdi. Kitap isteyenler bir tarafta, emanet iade edenler bir tarafta. Herkes istediği kitabı almış götürmüş yahut arama derdiyle kütüphanenin olmadık odalarına girmiş. Bu durumu şirkete uyarlarsak herkes hücum etmiş bir kalabalık ve kaos ortamı. Bilgi isteyenler bir tarafta, bilgiyi işleyip rapor etmeye çalışanlar bir tarafta. Gecikmeler… Yanlış anlamalar aktarımlar… Yanlış rakamlar ve veriler… Sonuç şikayetler yükselişte… Bu durumda düşünelim işletmenin kayıplarını:
Yanlış bilgi ve akabinde para kaybı, müşteri kaybı, tedarikçi kaybı, iş kaybı, personel kaybı…
Bunları çoğaltmak gayet tabi ise de özetle istenilen bilgiye zamanında ve doğru ulaşmak var olan bir muhasebe sistemi varlığı ile sağlanır.
Örneğimize geri dönersek farklı kişilerin aradığı farklı kitapları bir düzen sistemi içerisinde raflarına kodlarla yerleştirmek ve muhafaza etmek, işletmelerin muhasebe sistemi olarak düşünebiliriz. Muhasebe işletmenin kendi içerisindeki bilgileri bir arada tutar sistematik hale getirir ve depo ederek saklar. Muhasebe sisteminin olmadığı işletmelerde bir bilgi depolanmasından söz edemeyiz. Tüm birimlerdeki bilgiler dağınıktır ve toparlaması oldukça güçtür. Herhangi bir bilgiye ulaşılması neredeyse mümkün değildir. Ayrıca muhasebe, bir bilgi giriş ve bilgi depolama sistemi de olduğundan, işletmelerin tüm faaliyetlerinin geçmişi muhasebe biriminde kayıt altındadır. Ve arşivlenmiş durumdadır. Bu arşiv sayesinde istenilen bir bilgiye anında ve gecikmeden ulaşılabilmektedir.
Yönetim ile ilgisi
Dünyanın belki büyük bir köy haline gelmesi ile birlikte iş yaşamında rekabet son derece yoğun yaşanmaktadır. Bu rekabet ortamında işletmeler:
• İşletmenin ana hedefi olan karı makul düzeyde tutabilmek ve sürekliliği sağlamak,
• Başarılı olmak,
• Faaliyetlerini uzun süre devam ettirmek isterler.
• Sahip oldukları kaynakları en etkin biçimde kullanma çabası içindedirler.
Şüphesiz bu kaynakların en önemlisini, bilgi oluşturmaktadır. Bilgiyi bir bütünler zinciri olarak düşünürsek, bu bilgi bütünlüğünün en önemli parçasını, muhasebe oluşturmaktadır. Dünya ekonomisinde son yıllarda yaşanan gelişmeler muhasebenin işlevini sadece tutulan bilgilerin ilgili kişilere sunulması görevinin dışına çıkarmış, işletmeyle ilgili geleceğe yönelik plân ve stratejilerin oluşturulması ve ortaya çıkabilecek gereksinmelerin önceden belirlenmesine olanak tanıyacak önemli bir araç konumuna getirmiştir. İşletmelerin yönetiminde önemli değişikliklere neden olan, işletme uygulamalarını ve işletmeyle ilgili kişiler arasındaki ilişkileri etkileyen kurumsal yönetim anlayışı, bu özelliklere sahip bir bilgi sisteminden güç alır. Bu nedenle, bir bilgi sistemi olan muhasebe ile kurumsal yönetim devamlı etkileşim halindedir.
Son olarak Muhasebe Sistemleri ve ERP Sistemleri arasındaki fark nedir?
Muhasebe sistemleri tahakkuk eden borç ve alacaklarla, gelir ve giderlerle ilgilenir.
ERP sistemleri ise tahakkuk etmemiş işlemlerin de doğru planlanmasını ve izlenmesini hedefleyerek işe başlar. Ve şirket içi iş yapış kurallarına kurumsallık ve kalıcılık kazandırır.
Muhasebe mevzuat gereği kalıcılık kazandırır. ERP ise, yasaların ötesinde, bir kurum kültürü oluşmasını sağlar. ERP yönetici için anlamlı bilgilerin üretilmesini sağlar.
Muhasebe Sistemi yapısı ile birlikte yönetimsel bilgilerin üretileceği Yönetim Muhasebesi yapısının kurulmasını amaçlar. ERP’in temel misyonu şirket için gerekli Yönetim Bilgi Sistemi’nin oluşturulmasıdır. ERP operasyon süreçlerindeki gizli israfların ve atıl kapasitelerin ortaya çıkarılmasını kolaylaştırır. Ve süreçlere performans hedeflerinin konmasını ve sonuçların izlenmesini sağlar.